Порядок перевозки организованных групп пассажиров, регулируются приказом Минтранса России от 19.12.2013 №473 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом» (далее – Правила).
Продажа проездных документов (билетов) для перевозки групп пассажиров осуществляется перевозчиком на основании заявки организации.
При этом минимальный количественный состав группы пассажиров, следующих в одном направлении по маршруту поезда (вагона), составляет не менее 10 человек, оплативших проезд.
Заявки на резервирование мест для перевозки группы пассажиров принимаются не менее чем от 45 суток до 10 суток до даты отправления поезда. На период массовых летних перевозок прием заявок от организаций осуществляется более чем за 60-45 суток до отправления поезда.
В заявке указываются наименование организации, количество мест, номер поезда, тип или класс вагона, дата выезда, станция отправления и станция назначения. К заявке прикладывается список организованной группы пассажиров с указанием персональных данных и реквизитов документов, удостоверяющих их личности. Срок хранения зарезервированных мест для перевозки данных пассажиров 10 суток от даты резервирования, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. При резервировании мест менее чем за 10 суток до отправления поезда выкуп зарезервированных мест производится на следующие сутки.
При подаче заявки на перевозку организованной группы детей и (или) школьников к заявке прилагается список, в котором отдельно указываются руководитель группы и сопровождающие.
При письменном обращении юридического лица допускается замена руководителя организованной группы детей. Представителю вручается предупреждение о замене руководителя группы, с внесением изменений в список группы пассажиров, которые заверяются штампом билетной кассы.
В исключительных случаях при невозможности оформить проездной документ на другого руководителя на станции отправления или на станции обратного выезда администратором (старшим билетным кассиром) составляется акт в 2-х экземплярах о замене руководителя группы. Один экземпляр акта вручается начальнику поезда, а второй экземпляр акта остается в кассе.
По итогам рассмотрения заявки перевозчик информирует заявителя о сроках оформления проездных документов (билетов) и оплаты стоимости проезда организованной группы пассажиров. Оформление проездных документов (билетов) производится в назначенную перевозчиком дату. Если в указанные сроки проездные документы (билеты) оформлены не были, перевозчик аннулирует зарезервированные по заявке места.
Заявки на перевозки групп пассажиров можно оформить через «Интернет» на официальном сайте ОАО «РЖД», в разделе «Перевозки групп пассажиров», либо обратившись в филиалы АО «Федеральная пассажирская компания» и железнодорожные агентства.
При посадке детей в возрасте до 14 лет в поезда дальнего следования необходимо предъявить подлинник свидетельства о рождении (либо его нотариально заверенную копию). При следовании в составе организованной группы школьников старше 14 лет в кассу предъявляются справки из общеобразовательного учебного заведения для подтверждения льготного проезда.
Особое внимание организаторам детских перевозок следует обратить на требования Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», «Санитарно-эпидемиологические требования к перевозке железнодорожным транспортом организованных детских коллективов» СП 2.5.1277-03. В соответствии с вышеуказанными нормами при перевозке организованных групп необходимо обеспечить их сопровождение с назначением воспитателей, преподавателей или родителей из расчета 1 сопровождающий на 8 детей в возрасте от 7 до 9 лет, на 12 детей в возрасте от 10 и старше (на 12 детей разного возраста) и медицинское сопровождение. Кроме того, необходимо обеспечить питьевой режим и организовать питание (в зависимости от продолжительности поездки), согласовав ассортимент питания с Территориальным отделом ТУ Роспотребнадзора по железнодорожному транспорту.